Thuiswerkgolf 2.0 – HR vragen over thuiswerken

Thuiswerkgolf 2.0 – HR-vragen over thuiswerken

Kun je als werkgever koffie en thee vergoeden aan thuiswerkers als je de reiskostenvergoeding tijdelijk stopzet? En hoe ga je om met medewerkers die écht op kantoor willen komen werken?

Reiskosten- / Consumptievergoeding

De vergoeding van reiskosten staat los van een nieuwe vergoeding voor koffie en thee op de thuiswerkplek. Het is niet mogelijk om deze regelingen als het ware financieel ‘tegen elkaar weg te strepen’. Het vergoeden van reiskosten wordt namelijk fiscaal anders behandeld dan de vergoeding van koffie en thee op de thuiswerkplek. De mogelijkheden om thee of koffie op de thuiswerkplek te vergoeden op een fiscaal voordelige manier zijn beperkt. Dat komt omdat een thuiswerkplek voor de fiscus niet geldt als ‘werkplek’. Dat is alleen zo wanneer wordt voldaan aan strenge regels. De ruimte moet onder meer een zelfstandig gedeelte van de woning zijn (met een eigen opgang en eigen sanitair) en er moet een zakelijke huurovereenkomst zijn met de werknemer voor gebruik van de ruimte. Alleen als hieraan is voldaan, mag je kleine consumpties onbelast vergoeden.

Je kunt de kosten van thee of koffie thuis wel vergoeden via de vrije ruimte. Maar die ruimte is niet onbegrensd. Komt de fiscale loonsom boven die vier ton uit, dan is de vrije ruimte voor het meerdere 1,2 procent. Vanwege de coronacrisis is de vrije ruimte in 2020 voor de eerste 400.000 euro eenmalig verhoogd naar 3 procent.

Arbeidsrechtelijk gezien moet je overigens als werkgever een nieuwe regeling opstellen, als je koffie en thee wilt vergoeden. Het is niet mogelijk om tijdelijk te bepalen dat een vergoeding voor reiskosten door de werknemer moet worden ingezet voor aanschaf van kleine consumpties op de thuiswerkplek. Daarentegen is het ook niet zo dat de werkgever consumpties op de thuiswerkplek moet vergoeden.

Thuiswerkvergoeding

Werknemers hebben geen recht op een extra vergoeding voor thuiswerken i.v.m. de coronamaatregelen. Wel moet je als werkgever zorgen dat de werknemer thuis zijn werk kan doen en dus over de middelen beschikt die daarvoor nodig zijn. Je moet bijvoorbeeld een laptop verschaffen, als de werknemer die nodig heeft voor zijn werk (of andere kantoorspullen). Verder moet je zorgen voor een gezonde werkplek en veilige werkomgeving. Je moet bijvoorbeeld zorgen voor een goede stoel, zodat de werknemer geen fysieke klachten ontwikkelt.

Er zijn fiscale mogelijkheden om middelen te vergoeden. De voorwaarden verschillen afhankelijk van hetgeen dat wordt vergoed. Voor een aantal vergoedingen gelden bijvoorbeeld zogenaamde ‘gerichte vrijstellingen’. Dit betekent dat je geen loonbelasting hoeft in te houden op de vergoeding, mits je binnen de grens van de vrijstelling blijft. Deze gerichte vrijstelling geldt bijvoorbeeld voor reiskosten, maar ook voor gereedschappen, computers en mobiele telefoons voor zover die nodig zijn voor de uitvoering van het werk.

Werken op kantoor

Als werkgever moet je ervoor zorgen dat een werknemer een veilige en gezonde werkplek heeft. De werknemer moet die voorschriften naleven. Als je een werknemer vraagt om thuis te werken in verband met de coronarichtlijnen van het RIVM, dan voldoe je daarmee aan die plicht. De werknemer moet die instructie om thuis te werken zodoende volgen. Nu kan het zo zijn, dat een werknemer graag weer naar kantoor komt, omdat hij of zij het werk daar beter denkt te kunnen doen. De werknemer kan het directe overleg met collega’s missen of thuis geen goede, gezonde werkplek hebben.

Informeer daarom waarom de werknemer per se op kantoor wil werken en kijk hoe dit kan worden opgelost. Kijk of de thuiswerkplek goed is ingericht en bied eventueel een vergoeding aan voor aanschaf van middelen, of leen materiaal uit. Kijk hoe het contact met collega’s verbeterd kan worden.

Bekijk ook of het niet toch mogelijk is om af en toe op kantoor te werken met inachtneming van de RIVM-richtlijnen. Kan dit echt niet? Leg dan aan de werknemer uit waarom dit niet kan. Als werkgever heb je in ieder geval ook een plicht om te zorgen voor goede arbeidsomstandigheden op de thuiswerkplek, dus het is raadzaam om hier zorgvuldig mee om te gaan.

Bron: XpertHR